广东仁仁招标代理有限公司受陆丰市人民法院的委托，对陆丰市人民法院诉讼案卷数字化存量扫描项目项目进行市场询价征集意见，欢迎潜在供应商参与。
 
征集项目名称：陆丰市人民法院诉讼案卷数字化存量扫描项目
征集品目名称：数字化管理系统
 
一、报价人资格要求
1、报价人符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条各项规定；
2、具有独立承担民事责任的能力（具备相关的经营范围）；
3、必须提供2019年年度财务状况报告或2020年2月份至投标截止之日前任意一个月的财务报表。【财务报表须包含资产负债表、利润表】
4、2020年2月份至投标截止之日前任意一个月依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料；
5、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的声明；
6、报价人未被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)“记录失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单；不处于中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。（以集中采购机构于报价截止日当天在“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）及中国政府采购网（http://www.ccgp.gov.cn/）查询结果为准，如相关失信记录已失效，报价人需提供相关证明资料）；
 
二、项目内容及要求
1、项目概况
陆丰市人民法院拟以外包形式，通过委托专业的整理扫描加工公司对新增诉讼档案进行整理、装订，同时对诉讼档案进行数字化加工，实现档案装订标准化、高效化，对以纸质为主要载体的档案，通过扫描、拍照等高科技技术手段，将纸质等档案转换为数字化影像，建成资料齐全的电子档案数据库，通过与电子档案管理系统软件联接，实现档案信息数字化、信息查询网络化的目标。
本项目旨在合同签订后5个月内完成我院约40万页档案数字化加工服务及影像质量检查并将所有档案信息化数据导入到现有档案管理系统中，形成可供综合档案管理系统查询调阅的电子影像，实现电子档案的查询利用以及实现跨地区档案信息的查询。
对案件整理装订应符合《广东省高级人民法院档案整理装订规范要求》。最终用以结算项目总工程款项的数字化数量，按照工程结束验收后的实际扫描页数来统计，统计方法须经双方确认。项目所需的工具及耗材费用，档案扫描工作中现有设备、档案运输费用、工具与耗材费用均由成交供应商承担。工作场地及相关水电需求由采购方提供。
2、项目清单及技术要求

采购内容	项目描述		数量	单位
数字化加工	档案数字化包括：档案接收、档案检查、档案扫描、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、编目建库、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架、数据备份等各项工作，最终形成可供影像档案管理系统查询调阅的电子影像，实现检索信息与相应的电子影像对应链接。		400000	页
管理系统	档案管理	成果挂接：提供用户将数字化加工得到的影像文件或其他系统中导出的影像文件批量挂接到档案管理系统。	1	套
		档案接收：提供给数字化加工人员对档案管理员检查不合格的可退回的档案、可进行修改操作、入库。
		档案正式库：入库档案的管理。提供退回修改、自定义检索、自定义列、自定义排序操作功能。
	档案利用	借阅车：提供对档案的批量借阅功能。
		档案接收：提供给数字化加工人员对档案管理员检查不合格的可退回的档案、可进行修改操作、入库。
	院外借阅管理	我的借阅单：查看本人借阅的流程和审批状态，可进行归还和续借操作。
		院外查档：提供给院外人员用身份证进行所关联借阅的档案查询功能。
		院外借阅：提供给院外人员借阅前的档案查询、借阅、填写申请单功能
		院外借阅单管理：提供给档案管理员对院外的申请单进行审批操作。
	组织架构管理	对组织架构和人员进行设置，以实现对系统使用部门和人员权限的统一管理。
	定时任务管理	设置系统定时任务配置信息，便于系统管理员对系统定时任务的统一管理。实现定时管理任务日志状况查看功能。
	资源管理	资源管理可以提供用户进行系统功能菜单和按钮的赋权。
	权限审计	操作权限：提供系统管理人员定义不同角色、不同用户对不同模块的操作权限。
	用户角色管理	对本系统的用户角色进行设置，如兼职档案管理员、查阅人员、单位领导、档案管理员、超级档案管理员等，并进行角色权限设置、用户账号密码、用户启用或禁用、删除等操作。
	参数设置	包括用户参数设置、用户参数配置、系统参数设置等。
	密码审计	修改密码，查看用户密码情况，定义密码策略等功能，利于用户管理人员使用密码需求。
	字典管理	维护系统字典管理 ，进行系统涉及字典添加修改维护，高度灵活性和可延伸性。
	存储管理	对数据存储路径其启动状态、存储空间、存储空间余量等进行管理，以实现对存储资源的统一分配。
	文件日志备份	提供文件日志备份功能，对数据进行充分备份管理，防止数据丢失。
	对外接口开发	实现与广东省高院档案数据共享平台对接。
	系统配置	配置用户、权限信息，配置档案类型、打印、报表等。
	系统培训	提供系统使用培训。
	免费维护	提供一年免费维护。
数字化加工软件	加工流程配置	根据需求配置相应的加工流程	1	套
	著录	著录档案信息
	扫描	支持在线扫描和离线扫描后的影像自动导入
	影像处理	支持在线影像处理也可以跳过影像处理模块
	编目	对案卷目录一一对应编打卷内目录
	质检	影像质检，可以在工作流部分选择是否使用
	索引质检	著录质检，可以选择是否使用
	导出配置	根据需求配置导出文件的格式，一般广东省法院的使用默认即可
	统计	工作量统计
	导出	数据批量导出

 
3、档案数字化处理服务要求
3.1、扫描：扫描、录入、修图、编目、自检、数据挂接等；
3.2、整理：接收、拆档案、打页码、打目录、打孔、装订、装盒、盖归档章等。
项目所需的数字化扫描软件、工具及耗材，档案扫描工作中的所有设备、档案运输费用、工具与耗材费用均由成交供应商承担。工作场地及相关水电需求由采购方提供。
4、档案整理工作环节与质量要求
档案整理装订环节细分包括：档案签收、打印封面、档案接收、档案整理（包括分类、排卷、核对、去杂物、修补、展平、打页码）、填写并校对目录信息、送档案扫描处理、修图著录、装订、贴封条盖章、生成并粘贴条形码、打印盒面并装盒、总质检、成果挂接、客户质检、归还上架；
各环节要求如下：
（1）档案签收：
诉讼档案签收包括纸质材料和电子信息的签收。纸质材料应按照诉讼档案立卷规范及相关要求进行签收，电子信息签收应核对案件审判结果的各项重要信息，包括案号、案由、当事人、审判结果、保管期限及合议庭成员信息。签收完成生成签收案件清单并打印封面。
（2）档案接收：
当年新增归档案件的接收，每周一至周五9：30—16：30为接收时间，由采购人指定工作人员将档案移交给成交供应商，成交供应商需专人负责。档案接收应以案卷移交清单核对档案数量，要求逐卷逐页核查，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。
库存档案的接收，遵守档案管理及库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全。
接收环节主要注意以下事项：
◆公司调卷工作人员和采购人的档案管理人员在档案库房或指定场地，接收采购人移交的档案或案件材料；
◆对提取的档案逐页清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对；
◆清点结束，在档案调卷登记本登记或移送材料登记本进行登记，双方签字；
◆公司调卷工作人员与档案管理人员进行全宗、目录、数量的二次核对；
◆放入临时档案保管柜，锁好，注意安全保存  
（3）档案整理：根据《广东省高级人民法院诉讼档案整理规范》对诉讼档案正、副卷进行分类排序，不得将正副卷材料混乱，对案件材料进行包括分类、排序、核对、整理拆卷、去杂物、修补、展平、打页码、目录信息校对、送档案扫描处理、打印软封皮、打印盒面、装订、装盒等整理工作。在档案整理过程中，对不规范材料纸张，应用A4空白纸进行粘贴或加边；对档案有破损情况的，须征求我院同意后方可进行修复处理；应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除；处理后的档案页面规格统一为A4幅面大小，每册厚度不得超过1.5cm，超过120页方可分册装订（证据材料较厚的除外）。在整理过程中再次核对档案的完整性及有效性，发现问题及时向采购单位反馈。信息录入应按要求将案卷基本信息录入到综合档案管理系统中，确保电子文件与条目信息100%准确；根据我院要求，打印条形码、软封皮、档案盒等，打印要求清晰方正。档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊；
（4）档案上架：采购人验收合格后，成交供应商负责按照归档上架顺序排序上架，协助旧档核查入库档案上架的检查工作；及时更新和调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架工作；负责协助完成各类档案实际上架的数据统计工作；协助完成上诉案卷的调卷登记、录入工作。
（5）档案传递：负责对档案员调取案卷核查后进行传递的工作，阅卷结束后收回案卷；认真做好传送卷宗过程中的登记工作；保护移送档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密；不得违反操作流程将未经过档案员验收的档案传送提供查阅，不得转送接收组、装订组工作人员或其他人员代为移送档案。
5、扫描工作环节与质量要求
诉讼档案扫描工作环节主要包括以下内容：档案接收、条目信息校对、生成并粘贴条形码（条形码生成规则入场时由我院提供）、拆卷整理、扫描原件、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、图像存储、目录建库、数据挂接、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、归还上架、数据备份等各项工作。加工过程中必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全。
各工作环节具体要求如下：
（1）总则：严格管理，明确责任，建立安全保密管理机制和质量管理机制，确保安全管理制度和质量管理制度落实，确保档案原件和数字化档案信息安全，确保各环节工作符合质量要求，做好完整规范的工作记录。
（2）档案接收：接收要求认真核对，避免差错发生。
（3）档案扫描：档案采用全彩色扫描方式，扫描影像保持原档方向。不经采购人同意不得以黑白二值方式扫描。在扫描过程中，应遵循以下几项标准：
◆标准分辨率：300dpi；
◆标准文件格式：单页TIFF或JPG；
◆质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。
根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。
扫描过程中，应有《档案数字化项目流程工作单》跟踪纸质档案流程。
扫描完成后，应按照采购人要求的档案装订规范进行装订，装订前要对诉讼档案进行全面检查，按原孔对照装订，不能重新打孔。并保持档案页面排列顺序不变，案卷不掉页，保持卷宗右边和底边整齐。
（4）著录审判结果的重要信息。
（5）图像处理：应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、裁边处理和排列顺序调整。图像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少或遗漏任何信息内容。对如下档案扫描后要特殊处理：
◆各种结论和审批性材料（收件收据，存根，审批表等），各种文件中印章信息。例如：日期、单位印章，合同文件中的各类印章等；
◆身份证等各类复印件；
◆各种手写、复写的信息，如收据、发票，复写或手写的明细表；
◆字体小且字迹较模糊的蓝图原件或图纸复印件；
◆其它因纸张、字迹等因素不清晰的文件等。
（6）文件存储：中标服务商入场后根据采购人标准自行修改数字化加工系统，根据采购人要求对扫描件进行存储，扫描后的电子文件需要提交硬盘存储，并且直接导入综合档案管理系统，能够实时将经过检验的数据投入实际应用。
（7）数据挂接：以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的案号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的案号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
（8）质量自检：成交供应商必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据（图像质量、编目质量、著录质量、装订）进行认真负责的自检，自检达到数据质量标准后，才能交付与采购人验收。
（9）装订成册：成交供应商必须按采购人的要求将扫描完毕的纸质档案装订成册。（负责卷宗的页码编写〈按照原页码〉、按已排好的顺序装订成册。
10）打印和粘贴条形码：成交供应商按采购人的要求将扫描完毕的纸质档案装订成册后，必须将相关的信息按要求对应打印在封面和封盒上，并在封底装订口处贴上封条、封底封盒贴条形码。
6、对成交供应商在本项目中投入的扫描系统要求
(1)成交供应商需要按照采购人的需求进行相应的档案扫描处理和查询软件开发。在合同完成时向采购人移交软件系统安装文件、接口源代码、数据结构及其相关文档资料。
(2)档案扫描处理软件具有扫描，图像处理（去黑边，自动或手动纠斜，缩放，左右90。旋转，自动确定或更正图像标准幅面等），图像属性处理，索引建立，数据统计（日、周、月、年的统计数据查询和打印报表，可根据需要定制统计类别），数据维护，数据导入导出（采购人业务系统）等基本功能，具有一定的灵活性和可维护性，功能能够根据采购人实际情况做适当的调整。扫描加工软件可与采购人业务系统衔接，实现档案扫描加工前从业务系统引入案件基本信息，衔接并引入案件基本信息所产生的费用由成交供应商承担，扫描加工后将成品的电子档案导入综合档案信息管理系统。
(3)提供方便的档案图像查阅和质量检查软件，可单独运行，也可与采购人业务系统衔接。图像查阅软件具有设置用户权限，通过目录浏览图像，图像放大、缩小、旋转、移动、增加、删除，单页或批量打印等基本功能；质量检查软件可按采购人质量要求全面检查档案图像及其所有信息，统计数量，打印相应报表等功能。
(4)按照采购人要求及采购人的业务系统数据标准开发档案扫描处理和查询软件，并提供档案扫描处理和查询软件的流程说明和加工过程中的数据结构说明。
(5)已扫描的档案影像能够根据采购人业务系统影像存储结构要求，随时在线上传（导入）到采购人业务系统的服务器；在网络故障时，可采用其它存储介质，通过人工方式离线上传到服务器。
(6)投标人应确保保存在服务器上的影像及其属性数据与保存在硬盘上的数据要一致，并与档案实体保持一致。
 
三、商务要求
1、质保期及售后服务：
（1）软件自验收合格之日起提供1年的免费质保期；在质保期内,向用户提供现场安全操作及必要的使用维护保养培训及长期技术支持。
（2）如成交供应商接到采购单位的报障信息，成交供应商必须在接到信息之日起5个工作日内处理完毕。
2、安装、调试与验收
2.1、成交供应商应依照采购文件的要求和响应文件的承诺，将软件安装并调试至正常运行的最佳状态。
2.2、采购人组成验收小组按国家有关规定、规范进行验收，必要时邀请相关的专业人员或机构参与验收。
3、付款方式：合同签订后7个工作日内,人员设备进场后采购人向成交供应商支付合同总额的100%。
4、保密要求：供应商应承诺对采购人所提供的资料保密，并按国家法律法规关于保密工作的相关规定执行。
5、完工日期及地点
5.1、完工日期：签订合同后，在接到采购方的入场通知后，一周内将有关扫描设备、人力配置等总体配备完毕，并在5个月内全部完工。
5.2、交货地点：采购人指定地点。
6、档案数字化实施要求
采购人提供不低于2条生产线的场地供成交供应商使用，成交供应商应根据场地、工期等严格开展工作，具体要求如下：
(1)电脑：数量不少于5台，19寸以上纯平液晶显示器，2G以上内存，500G硬盘，windows操作系统；基本办公软件（如Office 2003，ACDSEE）；扫描仪图像采集软件（配扫描仪的电脑需独立显卡）；处于保密考虑，电脑硬盘所有权属采购人所有。
(2)高速扫描仪：提供质量好、清晰度高的高速扫描仪，数量不少于2台(同时需配备解决特殊档案扫描的设备，扫描速度不低于55PPM/IIOIPM)，1台装订机、1台档案盒专用打印机、l台条码打印机等相关设备。
注：采购方只提供相应场地、水电，挂接管理系统、服务器、存储设备。加工过程中所用到的平板扫描仪、大幅面扫描仪、打印机、装订机等数字化过程中需使用的相关设备均由成交供应商提供。
7、档案数字化实施人员要求
成交供应商在项目实施过程中需要提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，合同签订后需提供详细的团队名单及个人简历供采购人审核。
8、档案数字化安全保密要求
成交供应商应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。成交供应商应做到：
(1)成交供应商参与本项目的所有工作人员必须通过采购人的审核，并登记备案。成交供应商必须向采购人提供以下资料：《数字化处理工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份）。
(2)项目实施过程中，成交供应商如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，成交供应商需在人员离岗后一周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。
(3)成交供应商参与本项目的工作人员必须接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。
(4)除钥匙及眼镜等外，成交供应商工作人员未经采购人同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入数字化处理工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。
(5)未经采购人批准，成交供应商不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。
(6)成交供应商工作人员剔除同一案卷内的重复文件必须经采购人有关人员审核同意方可实施。
(7)数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，成交供应商每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。
(8)成交供应商工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。
(9)成交供应商及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺。
(10)为保证项目系统的正常运转，成交供应商在整个项目运行期间，项目负责人和系统维护人员必须驻场。成交供应商需确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意，且整个项目期间更换工作人员比例不得高于20%
(11)投标人要在投标时承诺：①公司无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资或者参与经营管理。②按照采购人的需求，在项目运行期间免费提供扫描加工数据验收系统供采购人使用（产权归投标人），使采购人及质量检查方能顺利对加工数据进行质量检查。
9、其它服务要求
(1)上班时间：每周6天，8：30-17：30
(2)人员数量：不少于5人到采购人指定的工作场所工作，其中档案整理装订人员不少于1人。公司工作人员必须佩带公司工作证上下班。
(3)公司工作人员若有违反采购人规定或工作质量出现问题的，采购人有权提出更换人员并收回相关出入采购人场所证件。
(4)提供每天7×8小时的不间断技术支持服务，为采购人提供电话、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。
 
四、征集时间公告期限（5个工作日）自：2020年8月19日至2020年8月25日止。
 
五、任何潜在供应商对本项目征集有意向参与的，可以自公告开始之日起至公告期满5个工作日内发送报价资料到我司邮箱：网易邮箱账号 gdrrzb168@163.com。
 
六、报价资料的提交：
1、提供法定代表人及项目负责人的证明书，内容包含公司电话及项目负责人的联系方式附法定代表人及项目负责人的身份证,公司地址、经营范围等（格式自拟）。
2、报价人应完全响应本公告内容的所有要求编制报价文件（格式自拟）。
（注：以上资料打印后加盖公章做成PDF文件格式发送至我司邮箱）。
 
七、联系事项 
 
代理机构：广东仁仁招标代理有限公司 
 
地址：陆丰市东海镇南华路1号阳光大厦9楼  
 
联系人：林先生  联系电话： 0660-6143992